1.確定工作
 
　　如果你是以職業攝影師身份去拍攝會議，你和客戶都應該簽一份協議，確定提交圖片的方式、版權所屬，以及劃清你作為攝影師的責任。
 
　　一般來說，會議照片的版權問題和其他工作的不太一樣，因為組織者經常需要公開這些照片，否則照片就沒有價值了。
 
　　同樣，最好不要在報價中包含打印費。他們幾乎從來不需要打印照片。所以在報價中別忘了加上DVD的價格。
 
　　別指望客戶會仔細閱讀你現成的協議。就算協議上寫明了，也要再和客戶商量一下是否允許你在自己的網站上公開這些照片。有時候客戶不會在乎這種事——他們可能還把這當作是一次免費的活動宣傳。但是有時他們則可能要限制照片的使用，所以一定要和客戶確定清楚這一點。
 
　　最后，要準備好回答被拍攝者提出這樣的問題：“我在哪里可以看到這些照片？你有名片嗎？”實現和客戶做好澄清的話，你就可以回答任何問題。
 
　　2.帶上大光圈鏡頭
 
　　在會議現場，沒有什么是確定的，除了糟糕的光線。我不想讓那些使用普通數碼相機的人喪氣，但是如果你想獲得有質量的照片，請使用可用感光度達到ISO 1600的單反相機，和85mm f/1.8鏡頭。你可以用2支鏡頭拍攝：1支18-（）mm f/2.8用來拍攝現場及合影等，其他的用85mm。還有一種更昂貴的組合：感光度可以開到ISO 3200的全畫幅單反相機，配1支70-200mm鏡頭和1支大光圈廣角鏡頭。
 
　　帶上閃光燈，不過大多數時候用不到。天花板太高，閃光燈直射效果又太差，而且還容易影響發言者和觀眾。
 
　　我現在不用雙肩包了，換用一種以腰包為主，帶1到2條帶子的攜帶系統，可以裝下電池、存儲卡、名片及1支鏡頭。
 
　　拍攝合影時，三腳架非常有用，但也不是必需的，獨腳架也能勝任。你可以把一些器材留在車里，輕裝上陣，因為長時間工作下來，太多的器材會成為累贅。
 
　　3.了解日程安排
 
　　一旦我預約了一場會議拍攝項目，就會立即把相關網站加入瀏覽器收藏夾。在前一夜，我會檢查日程表上的改動，并以此做準備。他們有多少個小組？多少個關鍵點？持續時間？電池和存儲卡的余量？我會給每一個小組和關鍵點分配至少50張照片。停車情況如何以及我在路上要花多長時間？如果停車場距現場比較近，在步行5分鐘之內，我就會把一些器材比如三腳架等留在車上。有專人停車服務的停車場就不能這樣。
 
　　提前到達會場，拿一份時間表。如果你事先對時間安排了然于心，并且帶了手表，拍攝過程就會很輕松。你不必一直待在會議現場，但是千萬別錯過了關鍵部分，而且一定要在問答環節及時出現。
 
　　看看會議報告，特別是留意一下發言者的照片，你肯定不想因為不認識他們而錯過拍攝CEO會見VIP的照片吧。同樣，了解會議內容也是有用的。
4.不要打擾別人
 
　　這是一個矛盾：會議組織者希望你能拍到很棒的發言者的照片，但是又不希望你擋住觀眾的視線或是不停地連拍。
 
　　有些人發言時會移動自己，配合你的拍攝。不幸的是這種人非常少。大部分發言者臉上會有奇怪的表情，或者走得太快，結果每張照片都模糊掉了。更糟的是有些人只會低頭看稿子，抬頭看觀眾和相機的時間不到一秒鐘。
 
　　我的辦法不是高速連拍，不過仍然能拍到好照片，秘訣就是靠直覺等待正確的時刻，拍一張照片，并且在拍下一張之前回放檢查。如果你每10-15s拍一次，人們就不會覺得被打擾了。
 
　　說到打擾，千萬別站在觀眾或攝像機前。
 
　　記住，你不是去捕捉美好記憶的，只是提供服務而已，照片服務。組織者和觀眾花錢是想聽發言人講話的。他們付錢給你，是想得到好照片，但是也希望你最好不要在現場太顯眼。
 
　　好消息是，你不用太趕。每一個發言人一般有15-30分鐘時間，所以你有充足的時間拍攝。
 
    5.改變拍攝角度
 
　　發言者不會跑，但是你可以選擇很多不同的拍攝角度以得到一張好照片。
 
　　坐在講臺前的地板上，坐在觀眾席第一排，從幾個觀眾背后拍攝，用廣角鏡頭攝入更多的觀眾，從側面拍攝，等等等等。
 
　　記住，你在拍的是市場材料，所以不要像一個攝影師那樣去考慮問題，而應該像一個設計師。你準備怎么把這個人的照片加入明年的網站中或是會議報告中？從正面、側面甚至背面拍全身照。拍下全景照、人像照、近攝照，以及遠景照。可能的話把會議LOGO也攝入照片，還可以用與內容有關的屏幕內容作為背景。不要放過任何可能的角度。
 
　　盡量讓每一張照片看起來都充滿內容，沒人希望看到一張只有椅子的照片。
 
　　6.必須拍的照片
 
　　一天結束后，你希望滿載而歸。但是只是一堆不同角度的發言人的照片是不夠的。
 
　　一定要在會議前與客戶交流。如果他們只想要一個VIP發言人的照片，就不要去管其他部分，節約自己的快門吧。
 
　　假設客戶想要的更多，你就要做的更多。你的攝影故事要從注冊臺開始：觀眾在領取安排表和名牌；觀眾在閱讀會議安排；第一位發言人上臺；傾聽的觀眾——都是很好的照片。
 
　　到了問答環節時，要記得拍起來提問的觀眾，以及回答問題的發言人。在休息時間，拍攝人們聚在一起的照片。用你的85mm鏡頭在不引起注意的情況下拍攝。小組討論環節，拍下每一位小組成員，以及討論時的場景。現場有沒有有趣的設備？或者在做筆記的人？有VIP坐在觀眾席上嗎？盡量捕捉這個會議室中所有引起你注意的東西。
 
　　同時，也要注意場外：有沒有什么需要記錄下來的東西？你有沒有拍下主辦方放在門廳的公告板？午餐時間，不要拍人們吃飯的場景，但是可以多拍拍食物。
 
　　一天中的其他時間中，也要保持同樣的注意力，不過還要盡量發掘新的東西。
 
　　最后，很可能要拍攝與會者或者某組織的合影。客戶有時候也許會對這一環節不感興趣，或者忘記了。我會盡量提醒他們這種照片是個很好的留念，但是不會勉強他們，因為在他們腦子里往往有比照片更重要的事。
 
　　7.快速處理
 
　　記住，你要做的是一份市場材料，這種東西很快就會過時，所以動作一定要快——盡量在48小時內完成。這些人可不是舉辦婚禮的新人，他們恨不得立即就能在網站上公開這些照片，立即！挑出一些照片，在相機中就刪掉那些拍壞的，這樣會提高后面處理的速度。
 
　　忘記黑白照片、HDR、過分的色彩，以及其他任何藝術效果。你要創造的不是藝術，而是市場材料。
 
　　對照片分類，新婚夫婦可能喜歡在一張DVD中尋找有他們身影的照片，但是公司的市場代表絕對不會。我認為好的方式是選出少于300張（針對一場8小時的會議）照片做一個合集，然后再做一個包含最好的125張照片的，再做一個最最好的75張的。每張照片都提供高、中、低3種分辨率。